Hoá đơn về, Ludy soạn bút toán đề xuất. Bạn duyệt rồi mới ghi sổ.
Ludy Kế toán đọc hoá đơn điện tử, kiểm tra từng con số bằng quy tắc cố định và đề xuất bút toán theo Thông tư 133. Chỉ khi người có thẩm quyền duyệt bằng mã hai lớp, bút toán mới vào sổ.
Mã nguồn mở AGPL. Cài trên máy chủ của bạn bằng docker compose. Ludy Cloud sắp ra mắt.
- Người bán
- Công ty CP Bao Bì Phú Thịnh
- MST
- 0312 345 678
- Mã CQT
- M1-26-7F3A2-00001284
- Thùng carton 5 lớp 60x40x4025.000.0002.000 cái x 12.500
- Băng keo 48mm5.400.000300 cuộn x 18.000
- Cộng tiền hàng
- 30.400.000
- Thuế GTGT 8%
- 2.432.000
- Tổng thanh toán
- 32.832.000 ₫
- Tổng dòng khớp
- Thuế suất 8% đúng
- MST hợp lệ
- Có mã CQT
- Không trùng hoá đơn đã nhập
- Nợ 15230.400.000Nguyên liệu, vật liệu
- Nợ 13312.432.000Thuế GTGT được khấu trừ
- Có 33132.832.000Phải trả người bán
Theo quy tắc đã học: cùng mặt hàng của nhà cung cấp này
Nhập mã hai lớp để ghi sổ
Bốn bước từ hộp thư đến sổ cái
Ludy làm ba bước đầu và ghi lại từng bước. Bước cuối luôn do người có thẩm quyền duyệt bằng mã xác thực hai lớp.
Nhận
Tải lên hoặc chuyển tiếp email. XML được đọc trực tiếp; PDF và ảnh chụp do Vy đọc.
Đã nhậnKiểm tra
Quy tắc cố định đối chiếu tổng tiền, thuế, mã số thuế và hoá đơn trùng. Lỗi tổng tiền thì hoá đơn dừng lại.
Đạt hoặc giữ lạiĐề xuất
Bút toán theo TT133 vào hộp chứng từ chờ duyệt, kèm lý do chọn tài khoản. Chưa vào sổ.
Đề xuất, chưa ghi sổDuyệt
Người duyệt xem, sửa tài khoản nếu cần, nhập mã hai lớp. Lúc đó bút toán mới vào sổ.
Đã ghi sổ
Việc Ludy Kế toán làm hôm nay
Xếp theo việc bạn phải làm, từ lúc hoá đơn về đến lúc đóng sổ năm.
Nhận và kiểm tra chứng từ
Hoá đơn vào bằng cách tải lên hoặc chuyển tiếp email. Việc kiểm tra dùng quy tắc cố định, không dùng AI; chỗ nào chưa khớp thì hoá đơn dừng lại chờ người xem.
- Hoá đơn điện tử XML theo Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026, cả hoá đơn theo Nghị định 123/2020, được đọc trực tiếp từ cấu trúc XML, không cần AI
- PDF và ảnh chụp được đọc bằng model tương thích OpenAI do người cài đặt cấu hình. PDF chỉ chứa ảnh scan thì chưa đọc được
- Tải lên từng file hoặc cả file ZIP. Chuyển tiếp email vào địa chỉ nhận hoá đơn riêng của công ty cũng được, khi người cài đặt đã nối tên miền nhận thư với Ludy
- Kiểm tra tổng các dòng, tổng thanh toán, bảng thuế GTGT, ngày hoá đơn và hoá đơn trùng. Hoá đơn XML được kiểm thêm chữ ký số và mã của cơ quan thuế. Chữ số kiểm tra của mã số thuế cũng được xét
- Lệch tổng tiền chặn hẳn việc duyệt. Kiểm tra không đạt khác, hoặc chữ ký số chưa xác minh, chỉ duyệt được khi người duyệt xác nhận đã đối chiếu với bản gốc. Mã số thuế sai chữ số kiểm tra hay thiếu mã cơ quan thuế chỉ là cảnh báo
- Tải lênXML, PDF, ảnh hoặc file ZIP
- Email hoá đơnChuyển tiếp tới địa chỉ nhận riêng của công ty
- Tổng các dòng không khớp tổng tiền hàng
- Đạt: bảng thuế GTGT, mã số thuế, không trùng
Soạn bút toán và ghi sổ có kiểm soát
Ludy đề xuất bút toán Nợ Có theo Thông tư 133, kèm lý do chọn tài khoản. Cho đến khi người có quyền duyệt, nó chỉ là đề xuất.
- Duyệt bút toán cần mã xác thực hai lớp còn mới, trong vòng 5 phút. Mọi quyết định nằm trong nhật ký thay đổi, không sửa hay xoá được qua ứng dụng
- Tài khoản được nhớ theo nhà cung cấp và mặt hàng, kèm người duyệt, giờ duyệt và chứng từ làm căn cứ
- Dòng không khớp quy tắc nào được đánh dấu chưa phân loại. Ludy không ghi sổ cho đến khi người chọn tài khoản, không đoán ngầm
- Khi hoá đơn thay thế được duyệt, hoá đơn gốc bị huỷ và bút toán của nó được đảo. Hoá đơn điều chỉnh được nối với hoá đơn gốc
- Sổ đã ghi không sửa, không xoá. Sai thì ghi bút toán đảo
| Nhà cung cấp | Mặt hàng | Tài khoản |
|---|---|---|
| Bao Bì Phú Thịnh | Thùng carton 5 lớp | 152 |
Chị Lan duyệt lúc 16:05 ngày 14/10/2026
- HĐ 00001284Đã huỷ, bút toán được đảo
- HĐ 00001301Thay thế HĐ 00001284
Thuế GTGT và lịch thuế
Ludy tính thuế GTGT từ sổ, chỉ ra chỗ cần xem trước khi bạn nộp tờ khai và nhắc việc theo từng khách hàng.
- Thuế GTGT đầu vào và đầu ra theo tháng hoặc theo quý, tuỳ cách kê khai của công ty
- Xuất tệp XML tờ khai 01/GTGT. Ludy điền các chỉ tiêu tính được từ sổ; cơ quan thuế, người ký và một số chỉ tiêu để bạn hoàn thiện. Việc HTKK và eTax nhận tệp này đang được kiểm tra cùng kế toán đối tác
- Số hoá đơn bán ra bị hở trong dãy được chỉ ra trước khi nộp tờ khai. Chỉ tính hoá đơn đã ghi vào sổ
- Chủ sở hữu, quản trị viên hoặc kế toán trưởng đánh dấu tờ khai đã nộp. Đó là ghi nhận trong Ludy, Ludy không nộp thay lên cổng thuế
- Lịch thuế theo từng khách hàng và từng pháp nhân: nhắc hạn nộp và ghi dấu đã nộp. Bảng hạn nộp chưa được kế toán xác nhận, màn hình trong ứng dụng cũng ghi vậy
- Hoá đơn mua vào còn thiếu: tải lên danh sách xuất từ cổng thuế, Ludy so với sổ rồi gửi thư xin khách bổ sung, khi người cài đặt đã cấu hình máy chủ thư
- Bao Bì Phú Thịnh2.432.000
- EVN176.980
- Viettel80.000
Ludy điền các chỉ tiêu tính được. Cơ quan thuế, người ký và một số chỉ tiêu để bạn hoàn thiện.
- Tạm nộp thuế TNDN quý III/2026Hạn30/10/2026Chưa đánh dấu
- Tờ khai thuế GTGT quý III/2026Hạn02/11/2026Chưa đánh dấu31/10 là thứ Bảy
- Tờ khai thuế GTGT quý II/2026Hạn31/07/2026Đã nộp
Bảng hạn nộp chưa được kế toán xác nhận.
- 00401
- 00402
- 00403
- 00404
- 00405
- 00406
- 00407
- 00408
- 00409
- 00410
- 00411
- 00412
- 00413
- 00414
- 00415
- 00416
- 00417
- 00418
- 00419
- 00420
Đã ghi từ số 00000401 đến 00000420, thiếu 2 số: 00000412 và 00000417
Số hở là hoá đơn bán ra chưa được ghi, hoặc hoá đơn đã huỷ. Kiểm tra trước khi nộp tờ khai.
Danh sách từ cổng thuế có 2 hoá đơn mua vào chưa có trong sổ. Anh chị gửi giúp bản hoá đơn:
- Công ty CP Bao Bì Phú Thịnh, HĐ 000012974.320.000 ₫
- EVN, hoá đơn điện tháng 91.946.780 ₫
Sổ sách, khoá sổ và xuất file
Sổ nhật ký chung, sổ cái và báo cáo lấy từ cùng một nguồn. Cuối kỳ khoá sổ để không ai ghi thêm; cuối năm kết chuyển và lưu gói chứng từ.
- Sổ nhật ký chung, sổ cái, phiếu thu chi, tài sản cố định với khấu hao hằng tháng, số dư đầu kỳ nhập từ Excel
- Nhập sao kê ngân hàng từ file Excel hoặc CSV, hoặc gửi qua email; thành viên xác nhận các dòng trước khi vào sổ. Kết nối ngân hàng trực tiếp chưa có
- Khoá sổ theo từng tháng, theo thứ tự. Mở khoá bắt đầu từ tháng khoá cuối cùng và cần chủ sở hữu hoặc kế toán trưởng, mã hai lớp và lý do
- Cuối năm: kết chuyển doanh thu và chi phí sang 911, rồi kết quả sang 4212, là một bút toán đề xuất cần duyệt bằng mã hai lớp. Sau khi duyệt và khoá đủ 12 tháng, chủ sở hữu tạo gói lưu trữ năm tài chính kèm file gốc của chứng từ
- Xuất Excel theo mẫu nhập liệu MISA SME cho hoá đơn mua dịch vụ, mua hàng hoá, bán hàng, phiếu thu và phiếu chi; mã nhà cung cấp và khách hàng để kế toán điền, còn mã mặt hàng và kho đặt trong Cài đặt. Việc nhập vào MISA thật đang được kiểm tra cùng kế toán đối tác
- Báo cáo B01-DNN và B02-DNN là bản nháp, cách ánh xạ tài khoản chưa được kế toán kiểm tra. Mỗi pháp nhân có sổ, số chứng từ, khoá sổ và tờ khai riêng, với hệ thống tài khoản TT133
- Tìm theo tên, mã số thuế, số hoá đơn hay số tiền, gõ không cần dấu
- Kết chuyển sang 911 và 4212Đã duyệt bằng mã hai lớp
- Khoá sổ đủ 12 thángĐã khoá
- Gói lưu trữ năm tài chínhChủ sở hữu tạo, kèm file gốc
- Mẫu nhập liệu MISA SMEMua dịch vụ, mua hàng hoá, bán hàng, phiếu thu, phiếu chiExcel
- Sổ nhật ký chung, sổ cáiTheo kỳ và pháp nhân đang chọnExcel
- Tờ khai 01/GTGTTệp XML các chỉ tiêu tính đượcXML
- Tài sản cố địnhSổ tài sản và khấu haoExcel
B01-DNN và B02-DNN là bản nháp.
Sắp ra mắt
Hai việc dưới đây chưa chạy với cổng thuế và ngân hàng thật, nên Ludy chưa tính là có sẵn.
- Sắp ra mắt
Lấy danh sách hoá đơn từ cổng thuế
Hôm nay bạn tải lên file Excel xuất từ cổng thuế, và Ludy đối chiếu với sổ.
- Sắp ra mắt
Kết nối ngân hàng trực tiếp
Hôm nay sao kê được nhập từ file Excel, CSV hoặc email.
Vy làm gì trong Ludy Kế toán
Vy là trợ lý AI của Ludy. Trong kế toán, Vy làm phần đọc; quyết định đúng sai là của quy tắc cố định và của người.
Vy làm
- Đọc PDF và ảnh chụp hoá đơn thành số liệu có cấu trúc
- Đưa kết quả vào hộp chứng từ chờ duyệt, ghi rõ là đọc bằng AI và cần người kiểm tra
- Chủ sở hữu bấm nút "Dừng AI", cần mã hai lớp, để tắt mọi việc AI của công ty; các lần đọc PDF và ảnh mới chờ đến khi bật lại
Vy không làm
- Không ghi sổ và không duyệt thay người
- Không quyết định hoá đơn đúng hay sai: việc đó do quy tắc cố định
- Không chọn tài khoản cho dòng chưa phân loại
Ludy Kế toán dành cho ai
Cùng một dữ liệu, ba cách dùng.
Chủ doanh nghiệp một người và doanh nghiệp nhỏ
Không cần biết kế toán. Tải ảnh hoá đơn lên, hoặc chuyển tiếp email khi công ty đã có địa chỉ nhận hoá đơn, xem nhà cung cấp và số tiền rồi bấm duyệt. Chỗ nào thiếu thông tin, Ludy chỉ ra.
Kế toán và dịch vụ kế toán
Duyệt cả tháng chứng từ bằng bàn phím. Xem nhiều khách hàng ở một nơi, mỗi khách một lịch thuế. Mời kế toán bên ngoài vào làm việc trên những pháp nhân được giao. Xuất Excel và tệp theo mẫu nhập liệu MISA SME.
Người tự cài đặt
Mã nguồn mở AGPL, chạy bằng docker compose, dữ liệu nằm trên máy chủ của bạn. Chọn model AI tuỳ ý, kể cả model chạy tại chỗ.
Câu hỏi về Ludy Kế toán
Tôi không biết kế toán có dùng được không?
Được. Ludy soạn bút toán và nói vì sao chọn tài khoản đó. Bạn xem nhà cung cấp, số tiền, các kiểm tra và bấm duyệt. Nếu có người làm kế toán cho bạn, mời họ vào cùng công ty hoặc gửi file Excel sổ nhật ký và sổ cái.
Ludy có nộp tờ khai thay tôi không?
Không. Ludy xuất tệp XML tờ khai 01/GTGT với các chỉ tiêu tính được từ sổ; bạn hoàn thiện và nộp bằng công cụ của cơ quan thuế. Việc HTKK và eTax nhận tệp này đang được kiểm tra cùng kế toán đối tác. Đánh dấu "đã nộp" trong Ludy chỉ là ghi nhận.
Ludy có lập hoá đơn bán hàng, tính lương hay quản lý kho không?
Chưa. Ludy đọc và ghi hoá đơn, chỉ ra số bị hở, nhưng việc lập và phát hành hoá đơn điện tử vẫn làm ở phần mềm hoá đơn của bạn. Chưa có tính lương, thẻ kho hay báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Dữ liệu sang MISA như thế nào?
Ludy xuất file Excel theo mẫu nhập liệu MISA SME, để bạn điền các cột danh mục còn trống. Việc nhập vào MISA thật đang được kiểm tra cùng kế toán đối tác, và chưa có kết nối trực tiếp với MISA.
Dữ liệu của tôi nằm ở đâu?
Với bản tự cài đặt, dữ liệu nằm trên máy chủ và kho lưu trữ của bạn. Dữ liệu mỗi công ty được tách riêng. Bạn xuất sổ nhật ký, sổ cái và các tệp Excel bất kỳ lúc nào; toàn bộ dữ liệu của công ty được xuất khi đóng tổ chức.
Thử Ludy Kế toán với hoá đơn của bạn
Tự cài đặt miễn phí chỉ với một lệnh docker compose. Đã có tài khoản thì đăng nhập.